Asiakirjat ja kuvakaappaukset: poista arkaluonteiset tiedot ennen jakamista
Musta suorakulmio voi peittää tietoa poistamatta sitä. Valmistele jaettava kopio ja tarkista vastaanottajalle toimitettava tiedosto.
Kuusi toistettavaa tarkastusta
Rajaa sisältö
Määritä, mitä vastaanottajan täytyy ymmärtää. Työskentele kopiolla ja säilytä alkuperäinen sallitussa paikassa.
Etsi tunnistetiedot
Tarkista nimet, osoitteet, viitteet, selainvälilehdet, ilmoitukset ja tiedostonimet, ei vain kuvan keskiosaa.
Poista varsinainen sisältö
Käytä PDF:n todellista sisällön poistoa. Peittävä objekti tai piilotettu taulukkorivi ei riitä.
Tarkista piilotetut tiedot
Tarkista tekijä, kommentit, muutoshistoria ja liitteet tiedostomuotoon sopivilla työkaluilla. Tarkista uudelleen viennin jälkeen.
Tarkista lopullinen kopio
Avaa viety tiedosto uudelleen. Hae poistettua tekstiä ja kokeile kopiointia; tarkista kaikki sivut ja luettavuus.
Tarkista jakaminen
Tarkista vastaanottajat, oikeudet ja käyttöaika. Kokeile linkkiä kirjautumatta ja kirjaa hyväksytty versio toistamatta poistettuja tietoja.
Säilytettävä tarkastuslomake
- Tarkistettu tiedosto ja versio
- Poistettujen tietojen lajit
- Viedyn tiedoston testit
- Vastaanottajat, oikeudet ja tarkistaja
Työmenetelmä, ei vaatimustenmukaisuustodistus. Mukauta laajuus ja dokumentoi poikkeukset.
Tilanteet ja sopivat tarkistukset
Vieritä taulukkoa pienellä näytöllä vaakasuunnassa. Kohdista taulukko näppäimistöllä ja käytä nuolinäppäimiä.
| Tilanne | Mitä se osoittaa | Hyödyllinen tarkistus |
|---|---|---|
| Musta suorakulmio peittää nimen, mutta haku löytää tekstin. | Visuaalinen peittäminen voi säilyttää alkuperäiset tiedot. | Poista tiedot aidosti ja tarkista viety tiedosto. |
| Esikatselu on siisti, mutta kommentteja tai liitteitä jää jäljelle. | Tietoa on näkyvän sivun ulkopuolella. | Tarkista lähdetiedosto ja jokainen jaettava vienti. |
| Linkki toimii kirjautumatta. | Jakelu voi ylittää tarkoitetun vastaanottajajoukon. | Rajoita pääsyä ja testaa linkki ilman kirjautumista. |
| Asiakirjaa muutettiin hyväksymisen jälkeen. | Aiempi hyväksyntä koskee eri versiota. | Tarkista lopullinen versio ja yksilöi hyväksytty tiedosto. |
Kuvitteellinen esimerkki
Kuvitteellinen tiimi jakaa projektiraportin ja kuvakaappauksen. Niissä on tarkastajan nimi ja sisäinen viite, joita vastaanottaja ei tarvitse.
Työskentele kopiolla, poista tarpeettomat tiedot ja piilotetut tiedot ja vie tiedosto. Toinen tarkastaja lataa version, etsii poistettuja termejä ja testaa tekstin kopiointia. Kirjaa poistetut tietoluokat toistamatta luottamuksellisia arvoja.
Hyväksymiskriteerit
- Vastaanottaja, jakamisen tarkoitus ja tarpeelliset tiedot on määritelty.
- Ladattu versio läpäisee tiedostomuotoon sopivat tekstin, piilotettujen tietojen ja pääsyn tarkistukset.
- Hyväksytty versio, tarkastaja ja pääsyehdot on kirjattu.
Käytännön kysymyksiä
Riittääkö sumentaminen?
Älä pidä sitä takeena. Poista tiedot jaettavasta kopiosta ja tarkista lopputulos.
Poistaako PDF-vienti kaiken?
Ei. Tarkista viedyn tiedoston sisältö ja piilotetut tiedot; ominaisuudet vaihtelevat sovelluksittain.
Pitääkö alkuperäinen poistaa?
Noudata hyväksyttyä säilytyskäytäntöä. Pidä suojattu alkuperäinen erillään jaettavasta kopiosta.
Riittääkö esikatselu tietojen poiston hyväksymiseen?
Ei. Lataa todella jaettava tiedosto ja tarkista sisältö, haku, tekstin kopiointi ja olennaiset piilotetut tiedot. Esikatselu voi poiketa viennistä.
Miten säilyttää todisteita kopioimatta arkaluonteisia tietoja?
Kirjaa poistettu tietoluokka, tarkistukset, versio ja tarkastaja. Älä toista poistettuja arvoja kuvakaappauksissa tai laajasti näkyvissä tiketeissä.