Документы и снимки экрана: удалить чувствительные данные перед передачей
Чёрный прямоугольник может скрыть информацию, не удаляя её. Подготовьте копию для передачи и проверьте файл, который получит адресат.
Шесть повторяемых проверок
Ограничить содержание
Определить, что нужно понять получателю. Работать с копией, сохраняя оригинал в разрешённом хранилище.
Найти идентификаторы
Проверить имена, адреса, номера, вкладки браузера, уведомления и имена файлов, а не только центр снимка.
Удалить само содержание
В PDF применить настоящее удаление информации. Наложенный объект или скрытая строка таблицы не удаляет данные.
Проверить скрытые сведения
Проверить автора, комментарии, исправления и вложения средствами для данного формата. Повторить проверку после экспорта.
Проверить итоговую копию
Заново открыть экспортированный файл. Попробовать поиск и копирование удалённого текста; проверить все страницы и читаемость.
Проверить передачу
Проверить получателей, права и срок доступа. Открыть ссылку без входа и зафиксировать одобренную версию без повторения удалённых данных.
Протокол проверки
- Проверенный файл и версия
- Виды удалённых данных
- Проверки экспортированного файла
- Получатели, права и проверяющий
Рабочая методика, а не подтверждение соответствия. Адаптируйте объём проверки и документируйте исключения.
Ситуации и подходящие проверки
На небольшом экране прокручивайте таблицу по горизонтали. При работе с клавиатурой переведите фокус на таблицу и используйте стрелки.
| Ситуация | Что это означает | Полезная проверка |
|---|---|---|
| Чёрный прямоугольник скрывает имя, но поиск находит текст. | Визуальное скрытие может сохранять исходные данные. | Выполнить настоящее удаление данных и проверить экспорт. |
| Предпросмотр чистый, но остались комментарии или вложения. | Информация есть вне видимой страницы. | Проверить исходный файл и каждый экспорт для передачи. |
| Ссылка работает без входа в систему. | Доступ может выходить за круг адресатов. | Ограничить доступ и проверить ссылку без авторизации. |
| Документ изменён после согласования. | Предыдущее согласование относится к другой версии. | Повторно проверить окончательную версию и точно определить согласованный файл. |
Вымышленный пример
Вымышленная команда передаёт отчёт и снимок экрана. Они содержат имя проверяющего и внутреннюю ссылочную метку, не нужные получателю.
Работайте с копией, удалите ненужные сведения и скрытые данные, затем экспортируйте. Второй проверяющий скачивает эту версию, ищет удалённые слова и проверяет копирование текста. В журнале указывают категории удалённых данных, не повторяя конфиденциальные значения.
Критерии приёмки
- Определены получатель, цель передачи и необходимые сведения.
- Скачанная версия прошла проверки текста, скрытых данных и доступа с учётом формата.
- Записаны согласованная версия, проверяющий и условия доступа.
Практические вопросы
Достаточно ли размытия?
Не считайте его гарантией. Удалите информацию из передаваемой копии и проверьте итоговый результат.
Экспорт в PDF удаляет всё?
Нет. Проверьте содержание и скрытые данные итогового файла; возможности зависят от программы.
Нужно ли удалять оригинал?
Следуйте утверждённой политике хранения. Отделяйте защищённый оригинал от копии для передачи.
Достаточно ли предпросмотра для подтверждения удаления данных?
Нет. Скачайте реально передаваемый файл и проверьте содержимое, поиск, копирование текста и относящиеся к формату скрытые данные. Предпросмотр может отличаться от экспорта.
Как сохранить доказательства без копирования чувствительных данных?
Запишите категорию удалённых сведений, проверки, версию и проверяющего. Не воспроизводите удалённые значения в снимках экрана или общедоступных заявках.