Documenten en screenshots: gevoelige gegevens verwijderen vóór het delen
Een zwarte rechthoek kan informatie verbergen zonder die te verwijderen. Maak een deelkopie en controleer het bestand dat de ontvanger daadwerkelijk krijgt.
Zes herhaalbare controles
Beperk de inhoud
Bepaal wat de ontvanger moet begrijpen. Werk op een kopie en bewaar het origineel op een toegestane plek.
Zoek identificerende gegevens
Controleer namen, adressen, referenties, browsertabbladen, meldingen en bestandsnamen, niet alleen het midden van het screenshot.
Verwijder de echte inhoud
Pas daadwerkelijke verwijdering toe in PDF’s. Een overlappend object of verborgen spreadsheetrij verwijdert de inhoud niet.
Controleer verborgen gegevens
Controleer auteur, opmerkingen, revisies en bijlagen met passende hulpmiddelen. Inspecteer opnieuw na export.
Controleer de eindkopie
Open het geëxporteerde bestand opnieuw. Zoek en kopieer tekst die verwijderd moet zijn; controleer alle pagina’s en leesbaarheid.
Controleer de toegang
Controleer ontvangers, rechten en toegangsduur. Test de link zonder aanmelding en registreer de goedgekeurde versie zonder verwijderde gegevens te herhalen.
Controleverslag
- Gecontroleerd bestand en versie
- Soorten verwijderde gegevens
- Tests op het exportbestand
- Ontvangers, rechten en controleur
Werkmethode, geen conformiteitsverklaring. Pas de reikwijdte aan en documenteer uitzonderingen.
Situaties en passende controles
Scrol de tabel op kleine schermen horizontaal. Geef de tabel met het toetsenbord focus en gebruik de pijltjestoetsen.
| Situatie | Wat dit aangeeft | Nuttige controle |
|---|---|---|
| Een zwarte rechthoek bedekt een naam, maar zoeken vindt de tekst. | Visueel afdekken kan de oorspronkelijke gegevens behouden. | Pas echte verwijdering toe en controleer het geëxporteerde bestand. |
| Het voorbeeld is schoon, maar opmerkingen of bijlagen blijven. | Er is informatie buiten de zichtbare pagina. | Inspecteer het bronbestand en elke export voor delen. |
| De link werkt zonder aanmelden. | Toegang kan de bedoelde ontvangers overstijgen. | Beperk toegang en test de link afgemeld. |
| Het document is na goedkeuring gewijzigd. | De eerdere goedkeuring betreft een andere versie. | Controleer de eindversie opnieuw en leg het goedgekeurde bestand precies vast. |
Fictief voorbeeld
Een fictief team deelt een projectrapport en schermafbeelding. Daarin staan de naam van een beoordelaar en een interne verwijzing die de ontvanger niet nodig heeft.
Werk op een kopie, verwijder onnodige details en verborgen gegevens en exporteer. Een tweede beoordelaar downloadt die versie, zoekt verwijderde termen en test tekst kopiëren. Het verslag beschrijft verwijderde informatiecategorieën zonder vertrouwelijke waarden te herhalen.
Acceptatiecriteria
- Ontvanger, doel en benodigde informatie zijn bepaald.
- De gedownloade versie doorstaat controles van tekst, verborgen gegevens en toegang passend bij het formaat.
- Goedgekeurde versie, beoordelaar en toegangsvoorwaarden zijn vastgelegd.
Praktische vragen
Is vervagen voldoende?
Beschouw het niet als garantie. Verwijder informatie uit de gedeelde kopie en controleer het eindresultaat.
Verwijdert PDF-export alles?
Nee. Controleer inhoud en verborgen gegevens van het exportbestand; mogelijkheden verschillen per toepassing.
Moet het origineel weg?
Volg het goedgekeurde bewaarbeleid. Houd het beschermde origineel apart van de deelkopie.
Is een voorbeeldweergave genoeg om verwijdering goed te keuren?
Nee. Download het daadwerkelijk gedeelde bestand en controleer inhoud, zoeken, tekst kopiëren en relevante verborgen gegevens. Het voorbeeld kan afwijken van de export.
Hoe bewaar je bewijs zonder gevoelige gegevens te kopiëren?
Leg verwijderde categorie, controles, versie en beoordelaar vast. Herhaal verwijderde waarden niet in schermafbeeldingen of breed toegankelijke tickets.