文档与截图：分享前移除敏感数据
黑色矩形可能只是遮住信息，并未删除内容。制作分享副本，然后验证接收者实际拿到的文件。
六项可重复的检查
限制内容
确定接收者需要理解什么。在副本上操作，将原件保存在获准的位置。
查找身份信息
检查姓名、地址、编号、浏览器标签、通知和文件名，不要只查看截图中央。
真正移除内容
对 PDF 应用实际删除内容的涂黑处理。覆盖对象或隐藏电子表格行并不等于删除数据。
检查隐藏信息
使用适合文件格式的工具检查作者、批注、修订和附件。导出后再次检查。
验证最终副本
重新打开导出文件，尝试搜索及复制应被删除的文字，检查所有页面和可读性。
检查分享权限
核对接收者、权限和访问期限。在未登录状态下测试链接，记录批准版本，但不要重复已删除的数据。
需要保存的验收记录
- 检查的文件及版本
- 已移除的数据类型
- 对导出文件的测试
- 接收者、权限及复核人
这是工作方法，不是符合性证明。请调整范围并记录例外。
不同情况与适用检查
小屏幕上可横向滚动表格。使用键盘时，将焦点移到表格并使用方向键。
| 情况 | 说明的问题 | 有效检查 |
|---|---|---|
| 黑色矩形遮住姓名，但搜索仍能找到文字。 | 视觉遮盖可能保留底层数据。 | 执行真正删除数据的密文处理并检查导出文件。 |
| 预览正常，但仍有批注或附件。 | 可见页面以外仍存在信息。 | 检查原文件以及所有用于共享的导出文件。 |
| 链接无需登录即可访问。 | 访问范围可能超过预定收件人。 | 限制访问并在退出登录后测试链接。 |
| 审批后又修改了文档。 | 原审批针对的是其他版本。 | 重新检查最终版本并明确记录获批文件。 |
虚构示例
一个虚构团队准备分享项目报告和截图。其中包含收件人不需要的审核人姓名和内部参考编号。
在副本上操作，删除不必要的信息与隐藏数据，然后导出。另一名审核人下载该版本，搜索已删除词语并测试文字复制。记录只描述删除的信息类别，不重复机密值。
验收标准
- 已明确收件人、共享目的及必要信息。
- 下载版本通过符合其格式的文字、隐藏数据和访问检查。
- 已记录获批版本、审核人和访问条件。
实际问题
模糊处理足够吗？
不要把它视为保证。应从分发副本中移除信息，并验证最终结果。
导出为 PDF 会清除所有信息吗？
不会。检查导出文件的内容与隐藏信息；不同应用的能力不同。
应删除原件吗？
遵循获准的保留政策。将受保护的原件与分享副本分开。
只看预览能批准数据删改吗？
不能。下载实际共享的文件，检查内容、搜索、文字复制及相关隐藏数据。预览可能与导出文件不同。
如何保留证据而不复制敏感数据？
记录删除的信息类别、检查项目、版本和审核人。不要在截图或广泛可见的工单中重复已删除的值。