Dokumente und Screenshots: sensible Daten vor dem Teilen entfernen
Ein schwarzes Rechteck kann Informationen verdecken, ohne sie zu entfernen. Eine Freigabekopie erstellen und die tatsächlich übermittelte Datei prüfen.
Sechs wiederholbare Prüfungen
Inhalt begrenzen
Festlegen, was Empfänger verstehen müssen. Mit einer Kopie arbeiten und das Original an einem erlaubten Ort aufbewahren.
Kennungen finden
Namen, Adressen, Referenzen, Browser-Tabs, Benachrichtigungen und Dateinamen prüfen, nicht nur die Bildmitte.
Inhalte tatsächlich entfernen
PDF-Inhalte wirksam schwärzen und entfernen. Überlagerte Objekte oder ausgeblendete Tabellenzeilen reichen nicht aus.
Verborgene Daten prüfen
Autor, Kommentare, Überarbeitungen und Anhänge mit passenden Werkzeugen prüfen. Nach dem Export erneut kontrollieren.
Endfassung prüfen
Exportierte Datei neu öffnen. Nach entferntem Text suchen und Kopieren testen; sämtliche Seiten und Lesbarkeit prüfen.
Freigabe kontrollieren
Empfänger, Rechte und Zugriffsdauer prüfen. Link ohne Anmeldung testen; die freigegebene Version ohne entfernte Daten dokumentieren.
Prüfprotokoll
- Geprüfte Datei und Version
- Entfernte Datenarten
- Tests der exportierten Datei
- Empfänger, Rechte und Prüfer
Arbeitsmethode, keine Konformitätsbescheinigung. Passen Sie den Umfang an und dokumentieren Sie Ausnahmen.
Situationen und passende Prüfungen
Auf kleinen Bildschirmen die Tabelle horizontal scrollen. Mit der Tastatur die Tabelle fokussieren und die Pfeiltasten nutzen.
| Situation | Bedeutung | Sinnvolle Prüfung |
|---|---|---|
| Ein schwarzes Rechteck verdeckt einen Namen, die Suche findet ihn trotzdem. | Optisches Verdecken kann die ursprünglichen Daten erhalten. | Echte Schwärzung anwenden und die exportierte Datei prüfen. |
| Die Vorschau ist sauber, Kommentare oder Anhänge bleiben jedoch erhalten. | Außerhalb der sichtbaren Seite liegen weitere Informationen. | Quelldatei und jeden zur Weitergabe bestimmten Export prüfen. |
| Der Link funktioniert ohne Anmeldung. | Die Verteilung kann über die vorgesehenen Empfänger hinausgehen. | Zugriff beschränken und den Link abgemeldet testen. |
| Das Dokument wurde nach der Freigabe geändert. | Die frühere Freigabe gilt für eine andere Version. | Endfassung erneut prüfen und die freigegebene Datei eindeutig festhalten. |
Fiktives Beispiel
Ein fiktives Team möchte einen Projektbericht und einen Screenshot teilen. Beide enthalten den Namen eines Prüfers und eine interne Referenz, die der Empfänger nicht benötigt.
Auf einer Kopie arbeiten, unnötige Angaben und verborgene Daten entfernen und exportieren. Ein zweiter Prüfer lädt diese Version herunter, sucht entfernte Begriffe und testet das Kopieren von Text. Das Protokoll benennt entfernte Datenkategorien, ohne vertrauliche Werte zu wiederholen.
Abnahmekriterien
- Empfänger, Zweck und erforderliche Informationen sind festgelegt.
- Die heruntergeladene Version besteht formatgerechte Prüfungen von Text, verborgenen Daten und Zugriff.
- Freigegebene Version, Prüfer und Zugriffsbedingungen sind dokumentiert.
Praktische Fragen
Reicht Unschärfe aus?
Sie ist keine Garantie. Informationen aus der verteilten Kopie entfernen und das Endergebnis prüfen.
Entfernt ein PDF-Export alles?
Nein. Inhalt und verborgene Daten im Export prüfen; Funktionen hängen von der Anwendung ab.
Soll das Original gelöscht werden?
Die erlaubte Aufbewahrungsregel befolgen. Geschütztes Original und Freigabekopie getrennt halten.
Reicht eine Vorschau zur Freigabe der Schwärzung?
Nein. Die tatsächlich geteilte Datei herunterladen und Inhalt, Suche, Textkopie sowie relevante verborgene Daten prüfen. Vorschau und Export können sich unterscheiden.
Wie lässt sich ein Nachweis ohne sensible Daten führen?
Entfernte Datenkategorie, Prüfungen, Version und Prüfer dokumentieren. Entfernte Werte nicht in Screenshots oder breit zugänglichen Tickets wiedergeben.