Resurssit · 13
Tietojen elinkaaren hallinta: säilytä, arkistoi ja poista todisteiden avulla
Yhdistä jokainen tietoluokka tarkoitukseen, omistajaan, säilytyksen laukaisimeen ja poistoprosessiin, joka voidaan tosiasiallisesti todentaa.
Päivitetty · 2 min
Mitä tämä opas auttaa saavuttamaan
- Vähennä dataa, jolla ei ole määriteltyä käyttötarkoitusta
- Sisällytä varmuuskopiot ja viennit elinkaarisääntöihin
- Jäljityspidot ja poikkeukset
- Todista poisto paljastamatta poistettua sisältöä uudelleen
Pikatarkistus
- Mikä tarkoitus edelleen oikeuttaa kunkin luokan?
- Missä kopiot ja johdannaiset ovat olemassa?
- Kuka voi pidentää säilytysaikaa?
- Miten poisto etenee?
- Mitä todisteita jää jäljelle tyhjennyksen jälkeen?
Vaiheittainen menetelmä
- 1
Kartoita luokat ja käyttötarkoitukset
Varastotiedot, käyttötarkoitukset, asianomaiset henkilöt, järjestelmät, omistajat ja työvirrat. Ryhmittele toimintasäännön mukaan tietokantataulukon nimen sijaan.
Toimitettava: luokka, käyttö, järjestelmä ja omistajarekisteri.
- 2
Määrittele elinkaaritapahtumat
Yhdistä luominen, aktiivinen käyttö, sulkeminen, arkistointi, pito ja poisto havaittaviin tapahtumiin. Ilmoita, mikä sääntö on voimassa, kun velvoitteet ovat ristiriidassa.
Toimitettava: tapahtuma-, tila- ja toimintamatriisi.
- 3
Sisällytä jokainen kopio
Lisää välimuistit, viennit, testiympäristöt, varmuuskopiot, arkistot, laitteet ja palveluntarjoajat. Dokumentoi, kuinka nopeasti elinkaarimuutokset leviävät.
Tuotos: sijainti- ja replikointikartta.
- 4
Hallitse poikkeuksia
Hallitse lakisääteisiä säilytysvaatimuksia, sektorivelvoitteita ja todistetarpeita valtuutuksen, laajuuden, keston ja tarkastelun avulla.
Tuotos: päivätty poikkeusrekisteri.
- 5
Automatisoi ja hallitse
Käynnistä arkistointi ja tyhjennys versioiduista säännöistä. Kirjaa tallennusmäärä, epäonnistumiset ja uudelleenyritykset säilyttämättä poistettua sisältöä todisteena.
Tuotos: käsittelymenettely ja loki.
- 6
Testaa elinkaaren loppu
Ota näytteitä määräaikaan mennessä tulleista tietueista, vahvista puuttuminen eri järjestelmissä ja viivästynyt varmuuskopiointi ja korjaa sitten aukot.
Toimitus: poistoraportti ja korjaussuunnitelma.
Kuvitteellinen esimerkki
Havainnollistava tilanne
Lomake luo asiakastietueen ja useita kopioita vienneissä ja varmuuskopioissa. Tiimi linkittää jokaisen kopion sen tarkoitukseen, aloitustapahtumaan ja dokumentoituun säilytyssääntöön.
Päätös ja odotettu näyttö
Vanhentuneiden tietueiden otos tarkistaa poiston, perustellut poikkeukset ja levityksen toissijaisiin järjestelmiin kopioimatta poistettuja tietoja lokiin.
Johdon indikaattorit
| Indikaattori | Mitä se mittaa | Ensimmäinen toimenpide |
|---|---|---|
| Kattavuus | Sääntöön ja omistajaan liittyvät kategoriat | Käsittele orpoja tietoja ensin |
| Määräaikojen noudattaminen | Vanhentuneet kohteet käsitelty odotetussa ajassa | Analysoi estettyjä jonoja ja poikkeuksia |
| Hallitut kopiot | Elinkaaren levitykseen sisällytetyt sijainnit | Lisää unohdettuja vienti- ja varmuuskopiotiedostoja |
| Tyhjennysvirheet | Poistotoimenpiteet epäonnistuivat tai niitä ei vahvistettu | Korjaa ja toista todisteiden kanssa |
Yleisiä virheitä
- Keston asettaminen ilman aloitustapahtumaa
- Vientien ja testiympäristöjen unohtaminen
- Varmuuskopion käsittely pysyvänä arkistona
- Poistettujen tietojen säilyttäminen lokeissa
Usein kysytyt kysymykset
Onko muuttumattomat varmuuskopiot poistettava välittömästi?
Ei aina. Dokumentoi niiden elinkaari, estä tavallinen uudelleenkäyttö ja käytä poistoa, kun kierrätys tai palauttaminen sen mahdollistaa.
Voiko yksi ajanjakso kattaa kaikki tietoluokat?
Harvoin. Tarkoitus, luokka, suhde, velvoitteet ja todistetarpeet voivat vaatia erilaisia laukaisimia.
Miten poisto voidaan todistaa?
Säilytä tekninen tunniste, sovellettu sääntö, aikaleima, tulos ja hallinta kopioimatta poistettuja tietoja lokiin.
Viralliset viitteet
Viitteet tukevat menetelmää. Sovita tarkastukset kontekstiisi; ne eivät ole sertifiointia. Alkuperäiset viitteiden otsikot ja lähdeasiakirjat voivat olla toisella kielellä.
