रिसोर्स · 13
डेटा लाइफसाइकल गवर्नेंस: सबूत के साथ बनाए रखें, आर्काइव करें और डिलीट करें
हर डेटा कैटेगरी को एक मकसद, ओनर, रिटेंशन ट्रिगर और डिलीट करने के प्रोसेस से कनेक्ट करें जिसे असल में वेरिफाई किया जा सके।
अपडेटेड · 6 min
यह गाइड क्या पाने में मदद करती है
- बिना किसी तय इस्तेमाल के डेटा कम करें।
- लाइफसाइकिल नियमों में बैकअप और एक्सपोर्ट शामिल करें।
- होल्ड और एक्सेप्शन को ट्रेस करें।
- डिलीट किए गए कंटेंट को दोबारा दिखाए बिना डिलीशन को साबित करें।
जल्दी से चेक करें
- हर कैटेगरी को अभी भी कौन सा मकसद सही ठहराता है?
- कॉपी और डेरिवेटिव कहाँ मौजूद हैं?
- रिटेंशन को कौन बढ़ा सकता है?
- डिलीशन कैसे फैलता है?
- पर्ज के बाद कौन सा सबूत बचता है?
स्टेप-बाय-स्टेप तरीका
- 1
कैटेगरी और इस्तेमाल मैप करें
इन्वेंट्री डेटा, मकसद, प्रभावित लोग, सिस्टम, मालिक और फ्लो। डेटाबेस टेबल नाम के बजाय ऑपरेशनल नियम के हिसाब से ग्रुप करें।
डिलीवरेबल: कैटेगरी, इस्तेमाल, सिस्टम और मालिक रजिस्टर।
- 2
लाइफसाइकल इवेंट बताएं
क्रिएशन, एक्टिव इस्तेमाल, क्लोजर, आर्काइव, होल्ड और डिलीट को ऑब्जर्वेबल इवेंट से कनेक्ट करें। बताएं कि जब ऑब्लिगेशन में टकराव हो तो कौन सा नियम लागू होगा।
डिलीवरेबल: इवेंट, स्टेट और एक्शन मैट्रिक्स।
- 3
हर कॉपी शामिल करें
कैश, एक्सपोर्ट, टेस्ट एनवायरनमेंट, बैकअप, आर्काइव, डिवाइस और प्रोवाइडर जोड़ें। डॉक्यूमेंट करें कि लाइफसाइकल में बदलाव कितनी तेज़ी से फैलते हैं।
डिलीवरेबल: लोकेशन और रेप्लिकेशन मैप।
- 4
एक्सेप्शन मैनेज करें
अथॉरिटी, स्कोप, ड्यूरेशन और रिव्यू के साथ लीगल होल्ड, सेक्टर ऑब्लिगेशन और एविडेंस की ज़रूरतों को कंट्रोल करें।
डिलीवरेबल: डेटेड एक्सेप्शन रजिस्टर।
- 5
कंट्रोल के साथ ऑटोमेट करें
वर्जन वाले नियमों से आर्काइव और पर्ज को ट्रिगर करें। डिलीट किए गए कंटेंट को सबूत के तौर पर रखे बिना वॉल्यूम, फेलियर और रीट्राई को लॉग करें।
डिलीवरेबल: प्रोसेसिंग प्रोसीजर और लॉग।
- 6
टेस्ट एंड ऑफ लाइफ
सैंपल रिकॉर्ड जो अपनी डेडलाइन तक पहुंच गए हैं, सभी सिस्टम में एब्सेंस और देरी से बैकअप हैंडलिंग की पुष्टि करें, फिर गैप को ठीक करें।
डिलीवरेबल: डिलीशन रिपोर्ट और करेक्टिव प्लान।
काल्पनिक काम का उदाहरण
उदाहरण वाली स्थिति
एक फ़ॉर्म एक्सपोर्ट और बैकअप में एक कस्टमर रिकॉर्ड और कई कॉपी बनाता है। टीम हर कॉपी को उसके मकसद, स्टार्ट इवेंट और डॉक्यूमेंटेड रिटेंशन नियम से जोड़ती है।
फैसला और उम्मीद का सबूत
एक्सपायर हो चुके रिकॉर्ड का एक सैंपल, मिटाए गए डेटा को लॉग में कॉपी किए बिना डिलीशन, सही एक्सेप्शन और सेकेंडरी सिस्टम में प्रोपेगेशन को चेक करता है।
मैनेजमेंट इंडिकेटर
| इंडिकेटर | यह क्या मापता है | पहला एक्शन |
|---|---|---|
| कवरेज | रूल और ओनर से कनेक्टेड कैटेगरी | ऑर्फन डेटा को पहले हैंडल करें |
| डेडलाइन पूरी करें | एक्सपायर आइटम एक्सपायर्ड टाइम के अंदर हैंडल करें | ब्लॉक्ड क्यू और एक्सेप्शन को एनालाइज़ करें |
| कॉपी कंट्रोल करें | लाइफसाइकल प्रोपेगेशन में शामिल लोकेशन | भूले हुए एक्सपोर्ट और बैकअप जोड़ें |
| पर्ज फेलियर | डिलीशन एक्शन फेल या अनकन्फर्म्ड | एविडेंस के साथ फिक्स और रीप्ले करें |
आम गलतियाँ
- बिना स्टार्ट इवेंट के ड्यूरेशन सेट करना
- एक्सपोर्ट और टेस्ट एनवायरनमेंट को भूलना
- बैकअप को परमानेंट आर्काइव मानना
- डिलीट किए गए डेटा को लॉग के अंदर रखना
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या इम्यूटेबल बैकअप को तुरंत डिलीट करना चाहिए?
हमेशा नहीं। उनकी लाइफ़स्पैन को डॉक्यूमेंट करें, आम तौर पर दोबारा इस्तेमाल होने से रोकें और जब रोटेशन या रेस्टोरेशन मुमकिन हो, तो डिलीशन लागू करें।
क्या एक पीरियड हर डेटा कैटेगरी को कवर कर सकता है?
शायद ही कभी। मकसद, कैटेगरी, रिश्ता, ज़िम्मेदारियों और सबूत की ज़रूरतों के लिए अलग-अलग ट्रिगर की ज़रूरत हो सकती है।
डिलीशन को कैसे साबित किया जा सकता है?
डिलीट किए गए डेटा को लॉग में कॉपी किए बिना टेक्निकल आइडेंटिफ़ायर, लागू नियम, टाइमस्टैम्प, रिज़ल्ट और कंट्रोल बनाए रखें।
ऑफ़िशियल रेफ़रेंस
रेफ़रेंस इस तरीके को सपोर्ट करते हैं। अपने कॉन्टेक्स्ट के हिसाब से चेक को एडजस्ट करें; वे सर्टिफ़िकेशन नहीं हैं। ओरिजिनल रेफ़रेंस टाइटल और सोर्स डॉक्यूमेंट दूसरी भाषा में हो सकते हैं।
